第六冊 13單元 書信的格式

 

結 構:書信的格式

 

e-mail 的寫法:

參考書籍:E-mail: Communicate Effectively
作者:Verna Terminello & Marcia G. Reed
出版年代:2003
出版商:Pearson Education, Inc.
出版地:Upper Saddle River, New Jersey 07458

 


 

e-mail 是現在非常流行的溝通工具,雖說在內文的書寫上,有點類似一般的書信,但在格式上,仍有其特殊性,這是在寫 e-mail 時,務必要注意之處。

一封 e-mail 大致上,分為 Header, Greeting, Body, Closing, Signature 五部分。參考下圖,就這五部分一一加以說明:

 

Header:指的就是上圖中的 "To:", "Cc:", "Subject:", "Attach:" 部分。

To:

是寫「收件人」的 e-mail 信箱位址」,若有兩個以上的「收件人」,則兩個「位址」之間,要用「分號」隔開。

Cc:

是寫「副本收件人」的 e-mail 信箱位址,和 To: 欄一樣,若有兩個以上的「副本收件人」,則兩個「位址」之間,要用「分號」隔開。

Subject:

本欄是寫整封信的「主旨」、「主題」。務必要精簡,以不超過 10 個字為原則,且儘量讓人覺得「有必要打開這封信看看」,否則容易讓人直接刪除。

Attach:

本欄為附件欄。

 

    
    

 

 

 

 

 

 

 

 

     

除了 Heading 部分之外,其它四個部分,都是寫在其底下的大空白區域。

Greeting

這是信頭稱呼對方的地方。稱呼的後面,應是加「分號」,但若「收件人」是熟悉的朋友,也可以使用「逗號」。

依狀況而言,可分為二種情形:

1. 一般情形,如:

 

Dear Mr. Brown:
Amy,
Hello, Amy,

2. 對一群人時

 

正式點:
Hello, All,
Good morning, Everyone,
Dear Team,

非正式點:
Hi,
Greetings,

 

Body

這是信的主體內容部分。當然,為了要使收信對方了解你來信的用意,內容務必要清楚敘述,但也必須要注意「簡明」的原則。除此之外,你還要注意:

  • Greeting 之間要「空一行」。
  • 每個段落前不縮格。
  • 但分項說明(如下圖有關 party 的時間、地點說明)仍需縮格。
  • 每段之間要空一行,以利閱讀。

 

Closing

這是信的結尾問候語部分,其後加「逗號」,但記得和 Body 之間要「空一行」。常用的有:

Regards,
Gratefully,
Good luck,
Thank you,
Sincerely,
All the best,
Best wishes,

較不正式的用法有:

Cheers,
Later,

 

Signature

最後當然是「簽名」囉!和 Closing 之間也要「空一行」,為方便連絡起見,也建議在姓名底下,再加上你的連絡電話。(較複雜的商業格式,不在本學習單討論之列。)

舉例附圖:

 


 

信封的寫法:

西式的信封和中文直式信封格式,有很大的差別,就因如此,常見第一次寫西式信封的人,投擲到郵筒裡的信,結果郵差還是把信送到你家,筆者就有這種經驗,而且是發生在二十幾歲時;讀英文的筆者,為何還會發生這種錯誤呢?老師沒教,不是;那又是什麼原因呢?簡單地說,就是格式有很大的不同,尤其是「寄件人」和「收件人」的位置,常造成很少用西式的我們,剛好寫顛倒,所以信就寄到自己的家了。

西式信封的寫法如下:

 


 

信的寫法:

參考書籍:Practical English Usage
作者:Michael Swan
出版年代:2004
出版商:Oxford University Press
出版地:Oxford, New York


西式的信也和中式的信有很大的不同,尤其是「正式信函」更是如此。在此僅介紹用於同學或朋友間的基本簡單格式。

letter

歐美人很重視格式,所以看起來好像都是「細節」,可是他們卻認為這是基本條件。文件四邊的留白很重要,西式文件很重視這點,務必注意。每一部分中間都有空一行;寫日期的地方也不同,是在信的右上角,這點對我們來說,是有點奇怪。

「信尾問候」和「簽名」,和 e-mail的寫法一樣,都是靠著左邊,這點和以前的英文書信寫法有點不同,應是受到電腦的影響所致。

 


 

想想看一:Karen wants to write an e-mail to her good friend, Ella, whose e-mail address is "ella30945@yoha.com.tw". She wants to ask her if she can go shopping with her on Sunday afternoon to get a birthday present for Allen who will have a birthday party at that night. Besides, Karen hopes Ella can go to the party, too. Now please help Karen to finish her e-mail.

 

想想看二:Mr. Hu Da-san doesn't know how to write e-mails. He is going to write a letter to his old American friend, John Fish, who lives in New York City, New York, the USA. His address is "123 Park Street". Mr. Hu Da-san lives at 234 Ai-sin Road, Toucheng Township, Ilan. Now here's the problem. He forgets how to write the envelope, even where to stick (粘貼) the stamp. Would you help him?

 

想想看三:Hu Da-san just wants to ask John Fish when he will come to Taiwan again because he was told John plans to come here in the near future. Besides, he wants to know whether John's wife will come together, because he and his family are going to take John to Sun Moon Lake, which is the biggest lake in Taiwan, and they plan to stay there for one night. So, for the reservation (訂房間), he needs to know how many people in all will go there. He writes the letter on April 15, 2007. Let's help Mr. Hu Dan-san.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



想想看一:[ 核對答案 ]
想想看二:
[ 核對答案 ]
想想看三:
[ 核對答案 ]

創用CC標示:
CC